5. Indkøbsaftaler
Alle indkøbsområder i Aabenraa Kommune skal som udgangspunkt være omfattet af indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler indgås af brugergrupper som rammeaftaler for en given periode med én eller flere leverandører på et givet produktområde. Den konkrete længde af aftaleperioden afhænger af varetype og af de økonomiske og servicemæssige betingelser. 5.1 Udbud af indkøbsaftaler
Indkøbsaftaler der overskrider de såkaldte tærskelværdier1 skal i henhold til EU's direktiver i EU-udbud. Som hovedregel sker dette som enten offentligt eller begrænset udbud. Ved offentligt udbud kan alle, der anmoder om udbudsmaterialet, deltage i tilbudsgivningen. Ved begrænset udbud gennemføres der en prækvalifikation af egnede leverandører, som efterfølgende får tilsendt udbudsmaterialet. Indkøbsaftaler til en værdi under tærskelværdierne skal ikke i EU-udbud. Som hovedregel sker der på disse områder kun en begrænset udvælgelse af tilbudsgivere. Hvor det er praktisk muligt, skal der indhentes tilbud fra mindst tre leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der dokumenterbart er opnået det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med aftalens indgåelse. 5.2 Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler
Udgangspunktet er indgåelse af obligatoriske eneleverandøraftaler på de områder, hvor det viser sig, at gevinsterne overstiger ulemperne ved alene at have én leverandør. Der bør således vælges én leverandør til en afgrænset ydelse eller varesortiment. Der skal herunder tages hensyn til: Den overordnede leverancesikkerhed Sortimentsbehov Serviceniveau for de decentrale enheder Konkurrenceforhold på det pågældende indkøbsområde I forbindelse med forberedelse af udbud og indgåelse af indkøbsaftaler har de enkelte institutioner pligt til at give de for arbejdet nødvendige oplysninger om forbrugssammensætning, kravspecifikationer og andre forhold af betydning for aftalers indgåelse. Alle økonomiske gevinster i forbindelse med indkøb tilfalder de enheder hvor omkostningen belastes. Eventuelle rabat- og bonusydelser i forbindelse med indkøb
1
Tærskelværdien for tjenesteydelser udgør i 2006 1.570.203 kr.
5