og indkøbsaftaler skal ligeledes tilfalde den relevante forvaltning/enhed, og må ikke tilfalde enkeltpersoner. Aabenraa Kommunes indkøbsaftaler må ikke anvendes til private indkøb. Hvis der på aftaleområder kan opnås bedre vilkår og/eller pris udenom obligatoriske aftaler berettiger dette ikke til indkøb udenfor Aabenraa Kommunes indkøbsaftaler, da dette dels vil være et aftalebrud og dels vil underminere Aabenraa Kommunes muligheder for at indgå attraktive indkøbsaftaler fremadrettet. I stedet skal oplysning herom snarest muligt meddeles Indkøbsfunktionen med henblik på, at der herfra kan ske en afklaring af årsagerne hertil. 5.3 Undtagelser fra brug af indgåede obligatoriske indkøbsaftaler
Ved gennemførelsen af fælles udbud af indkøbsaftaler tages der - på baggrund af en konkret helhedsvurdering - fra gang til gang stilling til behovet for undtagelser vedr. brug af en given obligatorisk aftale. F.eks. ved mulighed for suppleringskøb eller ved enkelte institutioners/områders helt specielle forhold og/eller indkøbsbehov i relation til dele af den konkrete opgavevaretagelse. Det understreges dog, at sådanne undtagelser kun må forekomme såfremt det sker på baggrund af praktiske eller pædagogiske årsager, og at undtagelserne ikke har nævneværdige konsekvenser for Aabenraa Kommunes fordele ved aftalen som helhed. 5.4 Engangskøb og indkøb udenfor aftaledækkede områder
Udvælgelse af leverandører i forbindelse med engangskøb sker efter samme principper som beskrevet ovenfor. Her er der dog ikke tale om en rammeaftale. Engangskøb vil typisk dreje sig om større anskaffelser, som ikke gentages så ofte, at en rammeaftale er fordelagtig for Aabenraa Kommune. Med henblik på muligheden for at koordinere sådanne større engangskøb på tværs, kan forvaltninger/afdelingerne underrette Indkøbsfunktionen om behovet for sådanne indkøb. Endelig foretages der også indkøb på områder, der ikke er dækket af en indkøbsaftale i Aabenraa Kommune. Det vil typisk være en række mindre produktområder af så ubetydelig størrelse, at der ikke laves rammeaftaler på området. I forbindelse med sådanne indkøb skal disponenterne i størst mulig udstrækning sikre, at relevante elementer i indkøbspolitikken efterleves - herunder bl.a. principperne om "bedst og billigst" og tilstrækkelighed. Med henblik på, at Aabenraa Kommune til stadighed kan vurdere hvorvidt nye vareområder skal gøres til genstand for indgåelsen af indkøbsaftaler, skal de decentrale disponenter i samarbejde med indkøbsgruppen og indkøbsfunktionen løbende følge op på omfanget af disse former for indkøb.
6