6. Indkøbsorganisationens opbygning
Indkøbsfunktionens overordnede opgave er at sikre, at Aabenraa Kommune som helhed kan foretage sine indkøb på de økonomisk mest fordelagtige betingelser. Indkøbsfunktionen skal bl.a. koordinere Aabenraa Kommunes indkøbsaktiviteter på et overordnet plan, herunder aktiviteter med at indgå, vedligeholde og forny tværgående indkøbsaftaler, udvikling og/eller tilvejebringelse af værktøjer og viden til støtte for indkøbsarbejdet i kommunen som helhed samt indførelsen og udbredelsen af e-handel i Aabenraa Kommune. Til at understøtte indkøbsfunktionen er der af direktionen udpeget en indkøbsgruppe med én repræsentant fra hver forvaltning. Indkøbsgruppen sikrer i samarbejde med brugergrupperne, at beslutningerne kan gennemføres gnidningsfrit og med den fornødne hurtighed på alle relevante områder. Deltagerne i brugergrupperne udpeges af indkøbsgruppen. Brugergrupperne består af fagrelevante personer fra de berørte områder og nedsættes ad hoc. Indkøbsfunktionen løser sine opgaver i et tæt samarbejde med indkøbs- og brugergrupperne. En nedsat brugergrupper kan af indkøbsgruppen tildeles kompetencen til at træffe valg om fælles bindende aftaler på relevante indkøbsområder og indgåelse af indkøbssamarbejder med eksterne samarbejdspartnere. Eventuelle problemstillinger afklares på administrativt niveau. I forbindelse med udbudsforretninger fastlægger Indkøbsgruppen rammerne for de nedsatte brugergrupper. 6.1 Indkøbsgruppen
De af direktionen udpegede medlemmer til indkøbsgruppen vil typisk have til opgave at: udbrede kendskabet til og forankre indkøbspolitikken i organisationen drøfte og prioritere udbud af indkøbsaftaler udpege medlemmer af brugergrupper i mindre omfang rådgive og vejlede indkøbsfagligt i egen forvaltning samarbejde med Indkøbsfunktionen vedrørende indkøbsrelaterede spørgsmål mv. 6.2 Brugergrupperne
De af indkøbsgruppen udpegede medlemmer til brugergrupperne vil typisk have til opgave at:
8