· ·
at orientere borgerne om arbejdet i alle politiske udvalg og byrådet at hver enkelt fagforvaltning, institution og afdeling orienterer om deres aktiviteter og opgaver
Kommunikationsafdelingen står til rådighed for hjælp til kontakt med medierne. Hjælpen omfatter udarbejdelse af pressemeddelelser og rådgivning. Redskaber: Kvik-guide til omgangen med pressen Hvad gør jeg, når journalisten ringer 10 tips til en god pressemeddelelse Hvem udtaler sig til pressen Den grundlovssikrede ytringsfrihed gælder naturligvis også for ansatte i Aabenraa Kommune. Retningslinjerne for, hvem der udtaler sig til pressen og hvornår, skal ses som en beskyttelse af den enkelte medarbejder. I arbejdstiden udtaler man sig som ansat. Uden for arbejdstiden kan man udtale sig til pressen som privatperson, så længe man ikke bryder sin tavshedspligt. I krisesituationer træder denne hovedregel ud af kraft. I stedet gælder retningslinjerne for krisekommunikation. Som ansat må du ikke i interview med pressen eller i læserbreve udtrykke personlige holdninger til aktuelle politiske sager eller kommentere politiske beslutninger. Derimod har du som privatperson naturligvis lov til at give udtryk for dine holdninger. Sørg for, at det fremgår tydeligt, at du optræder som privatperson og ikke for eksempel underskriver dig som ansat i Aabenraa Kommune. Tillidsrepræsentanter varetager en særlig opgave og kan forholde sig til politiske forslag og beslutninger så længe de præciserer, at de udtaler sig som tillidsrepræsentanter. Når medarbejdere udtaler sig om fakta inden for eget sagsområde er det godt at holde sig for øje: · · · · · at medarbejderen ved, hvad sagen drejer sig om i detaljer ellers er det en god idé at henvise til nærmeste leder eller til Kommunikationsafdelingen at medarbejderen føler sig i stand til at håndtere interviewsituationen ellers er det i orden at henvise til nærmeste leder eller til Kommunikationsafdelingen at klientsager og personalesager ikke må kommenteres, heller ikke i anonymiseret form. Tal i stedet om sagsbehandling generelt og om det overordnede regelsæt og understreg, at udtalelsen ikke er om en konkret sag at medarbejderen understreger, at han eller hun udtaler sig som ansat at de politiske aspekter i en sag udelukkende kommenteres af politikere og privatpersoner, aldrig af embedsmænd
Det er ikke altid, at en henvendelse fra pressen kan besvares på stående fod. Frem for at give et halvt svar er det bedre at undersøge sagen og vende tilbage med et svar. Hvis en anden medarbejder kender sagen bedre, så henvis journalisten til vedkommende. Sig aldrig "Ingen kommentarer", men henvis i stedet til din nærmeste leder eller til Kommunikationsafdelingen. Medarbejdere skal orientere deres nærmeste leder, når de har været i kontakt med en journalist. Institutioner skal i hvert enkelt tilfælde vurdere, i hvilket omfang de skal orientere eller inddrage deres forvaltning. Kommunikationsafdelingen tilbyder presserådgivning til medarbejdere, der har behov for hjælp i forbindelse med en henvendelse fra medierne. Redskaber: Kvik-guide til omgangen med pressen Hvad gør jeg, når journalisten ringer 7